2022.12.10
現場監督は業務量が多い。
従って効率化、時短術を常に考えていないと長時間労働の波にのまれてしまう。
人に仕事を振ることも大切だが、振られた方はたまったものではない。
極力自分でやるべきことは自分で行いたい。
若い時はむしろ振られることが多いだろうから、そういう意味では実力をつけ、工夫して多くの仕事を短い時間で行えるようになるべきである。
今回は私がお勧めする時短術５選をご紹介する。
整理整頓術
仕事ができない人、たとえできても遅い人は必ずと言っていいほど整理整頓がヘタクソだ。
書類で保存したがるので机の周りは書類の山、パソコンのデスクトップ画面はショートカットだらけだ。
そして必要な書類がすぐ出てこず書類を探す時間だけで数十分かかるということを頻繁に行うにもかかわらず、その無駄を改善しようとしない。
私が被害を受けた整理整頓ができない上司の例を二つ述べよう。
一つ目は書類管理の杜撰さについて。
役員と打合せをしていたその上司はある書類が必要になったらしく自席に戻ってきた。
しばらく探していたが見つからないので私に「あの書類あるか？すぐに見つからないから貸してほしい」と言ってきた。
私はすぐにその書類を取り出し、渡したので打合せは事なきを得たようだ。
そして戻ってくると、私が貸した書類のことなどすっかり忘れて返すことはなかった。
きっと書類の山の高さ更新に貢献しているのだろう。
その上司は私から書類を借りることがしばしばある。
その度に私も仕事の手を止めなくてはならない。
いい迷惑だ。
二つ目はデータの管理について。
先ほどとは別の上司だが、その人はとにかく思いつくと電話してくる。
そのような人は誰のまわりにも一人はいるのではないだろうか。
ある時「あの工事の最新の見積書を早く作成して送ってくれ」と電話がきた。
だいぶ前に作ってメールした旨を話したところ「どれが最新の見積書かわからないからもう一度送ってくれ」とのこと。
この上司はこんな連絡が何回もくる。
自分のデータ管理が悪いために人の仕事にも悪影響を与えるという例だ。
整理整頓は難しい。
整理整頓をはじめる前にどのようにすると整理でき、その状態を継続できるかをよくよく考えて行わなければすぐに破綻する。
データ化、廃棄、整理、そしてそれらの継続。
経験や人がやっている方法を参考にしながら自分なりの方法を確立しよう。
思索の習慣
仕事はただ行えばいいという訳ではない。
何をどのような順番でどのよう方法で行うと早く正確にもれなくできるかを計画せねば、先輩から「あの段取りはできているか？」と聞かれたときに「あー－！」と叫ぶことになってしまう。
それには一日、一週間、慣れてきたらひと月の仕事のスケジュールを考える時間を一日のどこか決まったタイミングで設ける習慣を身につけよう。
個人的には終業前に次の日のスケジュールを思索するか、朝の始業前にその日のスケジュールを思索するのがお勧めだ。
そして一番大切なのはその思索を習慣化すること。
一時で終わったら意味がなく、習慣化による積み重ねでその計画の精度が高くなり、思索に費やす時間は短くなり、思索が及ぶ期間は長くなるのだ。
目標と評価
思索の習慣にも関連するが、仕事の目標たて、実際に行った仕事を評価することが大切だ。
まずは一日でいいのでその日に行う仕事の計画をたて、その日に行った仕事が計画通りできたかどうかを評価するのだ。
計画よりうまく進んだらそれはなぜか。
計画通りいかなかったならそれはなぜか。
その原因を確認することにより、次の計画の精度があがる。
良い悪いの原因はいつも判明とは限らない。
まずは原因が明確なものから確認し、次の計画に活かしていこう。
ブラインドタッチ
現場監督は多くの書類を作成する。
日々の報告書、工事計画書、工法の提案書、定例会議の議事録、場合によっては不具合の報告書などだ。
それらの作成時間をいかに短くするかは業務時間を短くするのに大きく関係する。
画面を見ながらタイピングするのとキーボードを見ながらタイピングするのではそのスピードに少なくとも3倍スピードの差がでる。
更に誤入力、誤変換に気が付くのが後者だとかなり遅くなり、打ち直す文字数も余計にかかる。
結果、ブラインドタッチができる人とできない人では書類を作成するのに5倍は違うというのが私の肌感覚だ。
そしてブラインドタッチは難しいというイメージがあるが、実はすぐに身につくものだ。
1日30分の練習を10日程度行えば、スピードは遅いがキーボードを見ないで打てるようになる。
平日昼休みの30分をその時間に充てれば、2週あれば十分に身につくのだ。
そうなればあとは実践を通して慣れるのみだ。
その際のポイントはスピードより誤入力が極力ないように意識しながら打つこと。
まだ身につけていない人はぜひ練習してみてほしい。
好奇心と実行力
好奇心と実行力とは新しいものに常に興味をもつ心とそれが役に立つと思われるなら、実際に取り入れてみるという実行力だ。
整理整頓一つとっても、紙の資料をデータとして整理する、それをやれば机の周りが片付くことが分かっていても実行力がないからいつまでも改善されない。
ブラインドタッチなど自分には身につかない、いまさら身につけても遅い、そもそも興味ない、結果いつまでたっても書類作成に時間がかかる。
このような調子では時短などできようはずがない。
特に今はICT機器がどんどん開発されている。
いいものはどんどん取り入れなければ時代に取り残されてしまう。
そしてこの好奇心と実行力は歳を重ねるほどなくなっていくので、年齢との戦いという側面もある。
いつまでも新しいものに興味を持ち続け、取り入れる柔軟性を持ちたいものだ。
以上が現場監督である私が考える時短術5選だ。
私は、時短術を極めれば現場監督といえども週休2日定時退社も夢ではないと本気で考えている。
もし、未だ身につけていないものがあれば、実践してみてほしい。
きっと役にたつはずである。
この記事はこの人が書いています。
施工管理技士アルノ
１級建築施工管理技士
１級電気工事施工管理技士
１級管工事施工管理技士
１級電気通信工事施工管理技士の資格を取得。
現場監督としての体験、施工監視技士試験の勉強法、
２度の転職経験から得た建設業における転職ノウハウを紹介しています。